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不是戏剧性的，而是……无效会议是冠状病毒出现之前的一个巨大问题。锁定期间的会议变得越来越混乱：曾经由饮水机进行快速聊天的现在变成了预定的30分钟Zoom通话。我们的工作日历充斥着笨拙的视频聊天，这实际上使我们放慢了脚步。

2020年3月31日，Microsoft Teams 在一天之内刷新了创纪录的27亿分钟会议记录。从2月到3月，缩放下载量增长了1330％。在Slack上，每个用户每天发送的平均邮件数量增加了20％。

“疲劳疲劳”现已成为热门搜索主题。这种现象仍然存在并且很好，正在蚕食我们的理智和实际完成粪便的能力。根据研究，在分散工作注意力之后，大约需要23分钟才能重新聚焦，这意味着，当两次虚拟会议之间只有30分钟的空闲时间时，实际上没有足够的时间来完成任何有意义的工作。

同时，通过不断地保持联系并参加所有参加的会议，许多人感到压力以证明自己实际上在家里工作。

基本上，虚拟会议的需求现在已经放大了不良会议惯例的缺陷，并增加了新的挑战，迫使我们走到了一个临界点。

但这是否真的是一次千载难逢的机会，可以最终发展并摆脱无效的会议？

没有会议就没有裤子：梦想与现实

在众多会议和干扰下苦苦挣扎的团队正在关注一种称为异步通信的相对较新的趋势。在Buffer，Doist，Basecamp和Zapier等远程团队中，这种做法已经引起了追捧。

Doist首席执行官AmirSalihefendić 在给Quartz 的一篇文章中解释说：“（异步）通信是指您在发送消息时不期望立即得到答复。例如，您发送一封电子邮件；几个小时后，我打开并回复了电子邮件。”

通过关闭通知并尽可能减少会议，异步团队不会一直保持联系，而是将“深度工作”优先于协作。而是使用技术工具来调整和协调团队成员之间的关系。

这种工作方式的好处在于，人们在日程表上拥有真正的自主权。他们决定什么时候集中精力以及何时需要检查电子邮件和消息。通过专注于输出，而不是同步的时间范围，人们可以更轻松地管理复杂的工作与生活平衡。

通过将所有签到都切换到基于文本的状态更新，可以（几乎）消除签到会议。这增加了透明度并创建了记录的更新，可在需要时引用。

例如，当Buffer的团队成员之一移居台湾时，他们突然很难为每周同步找到时区友好的小时。相反，他们决定测试不同的选项来替换其虚拟会议。现在，他们正在使用一种称为“ 线程”的工具来自我记录其更新。令人高兴的是，他们说这也使他们能够为不太可能在传统会议中大声疾呼的人们提供交流的场所。

尽管Buffer似乎对转换感到满意，但他们确实承认，与团队面对面的时间是缺失的。

是时候完全放弃开会了吗？

团队协作平台ActiveCollab的创始人llija Studen 并不这么认为。

“大力推动了异步通信。这类工作有很多优势，例如，对于跨时区的团队而言。问题是，如果将它推向极致，那就没有团队了。可能是有人在解决相同的问题，但团队在尝试共同解决问题时必须有一个同步时间。”

实际上，研究表明，面对面交流具有其他类型的交流所缺乏的重要神经功能，包括肢体语言和转向的重要影响。这意味着当面对面交谈时，两个人之间的神经同步性更高，从而以无法在电子邮件或语音呼叫中复制的方式改善理解和交流。

“如果不与他人面对面交谈，就无法与他们建立信任。作为一个物种，我们喜欢分享和流言so语，因此我们知道彼此之间会有什么期望。如果每个人都有自己的时间表，那将很难做到。这并不是说您在该设置中无法获得良好的输出，但又不要称他们为团队，而是称他们为表现出色的人。”

Blind的一项研究发现，来自苹果，英特尔和Facebook等公司的52.9％的员工在家工作时感到越来越孤独。尽管Zoom疲劳使我们沮丧，但对于某些人来说，它可能是与外界的急需链接。研究表明，视频通话可以减少孤独感和社交孤立感。

“整个异步过程都很棒，我们应该采取一些措施，但是不能取代同步。为了拥有一支优秀的，高性能的团队，他们必须花时间在一起，无论是在虚拟环境还是在物理空间。” Ilija说。

这次会议甚至都不应该是电子邮件

虽然我们可能仍需要召开会议，但我们可以做的是从消除任何浪费时间的会议开始，并使我们进行的会议尽可能高效，有用并且敢于说我愉快。

让我们从应该削减的内容开始。

据Ilija称，我们不应该仅仅为了“发表状态报告”而开会，或者因为CTO认为这是一个好主意。我们不应该在那里，因为首席执行官在周日晚上凌晨三点突然出现了顿悟，希望大家第二天早上进行讨论。每次会议都必须解决问题或进行重要对话，而每个人都需要投入。”

头脑风暴？只要他们专注于为特定问题找到解决方案，就可以。回顾展？当然，如果目的很明确：收集反馈并讨论将来如何改进冲刺。

每日站立吗？

我知道很多公司每天都有站起来……但是真的吗？谁没有参加过一次站立会议，超过一半的人列出了当天举行的会议？您可以使用一些工具来实时了解每个人正在进行的工作。如果您仍然需要站起来，则每周限制一次或两次。

当您举行虚拟会议时…

1.与主持人一起结束突然的爆发和尴尬的沉默

会议有时感觉就像是免费的。您从一个主题开始，然后有人劫持了讨论并朝着另一个方向发展。“人们应该接受基本的会议主持技巧方面的培训，” Ilija说。每次会议都应该有一个主持人来提供议程，确保每个人都做出贡献，并防止会议偏离主题。他们还应确保记录下行动项目，并随后进行跟进。

Otter.ai是一种工具，可以帮助主持人轻松地转录会议记录。如果您想提高自己的水平，Hendrix是一个AI会议助手，它可以记录智能会议笔记，创建操作项并提供会议统计信息。

2.减少它们，直到找到合适的位置

根据帕金森定律，“工作会扩展，以填补完成所需的时间。”

基本上，如果您为会议安排了一定的时间，则无论您是否需要，都将使用计划的时间。不要将自动的一小时时间限制视为理所当然。相反，请估计每次会议实际需要多少时间并进行相应安排。每次开会时，您是否可以减少时间，直到找到合适的时间。

在ActiveCollab，IIija告诉TNW：“我们一直在减少开会时间，直到觉得自己很着急。然后我们知道我们已经找到了适当的平衡。”

保持时间表的一种方法是计时。这项技术就是将时间表中的时间分配给特定的工作，然后再坚持下去。他说：“例如，会议应该有一个严格的时间表，当我们到达时间表的尽头时，我们应该提醒自己，以便我们可以评估我们是否达到了会议的目标。”

但是，如果您已经结束会议而又还没有完成怎么办？

“如果时间到了而目标仍未实现，请不要自动延长会议时间。以团队的方式决定下一步该做什么：延长会议（时间长短以及出于什么原因？），安排新的会议或决定通过电子邮件结束会议。” Ilija解释说。

精益咖啡桌是一种简洁的工具，使人们可以对要讨论的主题进行建议和投票。在每个定时会议结束时，每个人都可以投票决定是否要继续讨论。这样的工具实际上可以通过平衡经理和员工之间以及团队中外向与内向之间的竞争环境来帮助使会议民主化。

3.拥抱时间框，保持理智和专注

还记得那些可以假装自己在很长的隧道里或者“只是走进电梯”而退出会议的日子吗？可悲的是，当您呆在家里时，这不会飞起来。

当您不需要参加会议时可以对会议说不。当您全神贯注于一项任务时，可以拒绝通话。

礼貌地拒绝这些最后一刻的请求的最佳方法是开始计时。日历不仅用于安排会议，还可以用来阻止“无会议时间”来完成更深的工作。

例如，Ilija解释说：“当您执行创造性任务时，它也很有用。当您处理不完全了解的错误时，建议您设置一个时间框，例如四个小时。当时间过去时，它要么完成，要么您将对问题有更好的了解，并可以决定下一步该怎么做–投资另一个时间盒，委托他人，安排时间进行更多研究，等等。”

如果您喜欢使用番茄技巧，TickTick Premium可帮助您轻松地整理待办事项清单并阻止日历中的时间。

4.忘记所有规则并创建自己的规则

这些天，当您查找“如何召开有效的虚拟会议”时，您会发现来自企业领导者，心理学家和其他专业人员的大量相互矛盾的建议。

有人说使用视频并禁止静音按钮将使人们更加关注并避免分散注意力。（根据Doodle的说法，有25％的人看到队友在会议期间拍照，观看视频或入睡 ……哎呀。）

还有其他人非常正确地指出，在通话过程中不得不不断凝视人（和我们自己）的尴尬正在耗尽，这正是导致Zoom疲劳的原因。

我们可以同意的是，虚拟会议天生笨拙，充满了不幸，从时间流逝到马桶冲洗得井井有条。

每个团队都不一样，因此没有规则可以100％地起作用。

最好的办法是像对待任何营销活动或工程冲刺一样对待会议。实验，分析和迭代，直到找到最适合您团队的会议格式。使用SurveyMonkey，Typeform和Google Forms 等轮询工具可以提供帮助。

我们工作和管理团队的方式将会改变

尽管远程办公和自由职业的兴起，在大流行之前，许多工作场所仍在围栏上，要求其员工离开办公室以享受居家舒适和运动裤。既然大多数人被迫尝试这种新的工作方式，似乎许多人并不急于回到办公室。

IBM的一项研究发现，隔离结束后，有54％的人希望主要在家里继续工作。Twitter已经宣布其员工可以无限期在家工作，而Google，Facebook和Microsoft已表示，他们将至少在2020年底之前继续进行远程工作。

历史学家玛格丽特·奥玛拉（Margaret O’Mara）最近在《纽约时报》上发表了一篇题为《Twitter可以终止我们所知道的办公室》的评论，讽刺地指出，硅谷是第一个向新的办公室设计投入资金的公司，它将使工作场所成为更好的办公场所合作。现在，他们可能是第一个完全放弃办公室观念的人。

从长远来看，我们仍然不知道大流行将如何影响工作领域。（尽管我个人支持Jacinda Ardern建议每周工作四天。）我们可以说，远程工作选择将变得更加普遍，工作场所将需要通过重新审视在新环境中的工作原理和不工作原理来适应。